Docentes trabalham de forma 100% electrónica

Aumento da produtividade e transparência são, diz José Azevedo, pró-reitor para a Ciência e Tecnologia da Universidade dos Açores, reflexos positivos do e-learning.
O projecto “Universidade Digital”, que contou com o apoio do Governo Regional em 2,4 milhões de euros, prevê a criação de estruturas de assistência técnica às ferramentas e tecnologias utilizadas (service desk). Como tal, a Universidade dos Açores está a proceder a uma modernização e reformulação de todos os processos administrativos através da implementação de um sistema de escritório electrónico. “Estamos a trabalhar em formato 100% electrónico”, diz José Azevedo, pró-reitor para a Ciência e Tecnologia da Universidade dos Açores. Um despacho do reitor, em 2007, indicava que toda a tramitação de documentos no interior da instituição académica passaria a ser por via electrónica, “algo que revolucionou todos os procedimentos”. Assim, todos os documentos que dão entrada na Universidade dos Açores são digitalizados e posteriormente arquivados. Para José Azevedo, a adopção deste sistema produz muitas vantagens. “Este sistema de documentação via electrónica traduz-se numa redução de custos e num gigantesco aumento de produtividade, pois os processos correm muito mais depressa”. A transparência é outra das grandes vantagens deste processo, pois assim que o documento dá entrada no sistema é possível acompanhar todo o processo. “O sistema permite que todos os funcionários e docentes tenham este acesso”. Adicionalmente, o sistema agora implementado vai facilitar a consulta do arquivo dos serviços de documentação, agilizar os processos de registo, tratamento e controlo dos pedidos dos alunos e aumentar as funcionalidades de pesquisa e consulta de dados. E constitui mais uma forma de combate à tripolaridade. “Há sempre necessidade de circular documentos entre os pólos e, na sua maioria, esta era feita via correio”. Inclusive, dentro do próprio pólo de Ponta Delgada a circulação de documentos era morosa. “Quando um departamento precisava de enviar algum documento à Reitoria para autorização, este processo levava cerca de três dias para um despacho agora feito em três minutos”. E a adaptação e aceitação dos funcionários não poderia ser melhor. “Temos um grande esforço de formação e as coisas estão a correr bem. Houve uma adesão entusiástica a este sistema, porque identificaram as vantagens”. Para facilitar a gestão financeira da Universidade dos Açores e a sua eficiência, foi adquirido, estando em fase de experimentação, o Primavera, “que vai permitir à universidade dar um grande passo em termos de contabilidade”. Este sistema de contabilidade analítica permite, para além de um maior e mais cuidado controlo das contas da instituição, uma melhor atribuição de verbas para os projectos. “É importante atribuir orçamentos a determinados projectos e funções da Universidade açoriana por facilitar o cálculo do valor que determinado projecto gastou e encontrar as respectivas facturas”.Para o pró-reitor para a Ciência e Tecnologia esta “é uma área em que estamos a evoluir. Prevê-se que dentro de um ano ou dois esteja implementado".
Tripolaridade poderá já não ser um problema

Aquando da apresentação do projecto “Universidade Digital”, João Luís Gaspar, ex-director regional da Ciência e Tecnologia, afirmou que "este é o tipo de investimento orientado para reformas estruturais profundas que a UAç necessita, dado que permite aos órgãos de gestão da instituição adoptar medidas concretas para rentabilizar recursos e reduzir despesas". De acordo com João Luís Gaspar, o projecto deverá servir para quebrar a barreira da tripolaridade que, na sua opinião, é frequentemente culpabilizada para justificar custos."Num mundo global, onde as tecnologias permitem vencer distâncias e o trabalho é realizado em rede com base em nós virtuais, a Universidade tem de mudar de paradigma e deixar de olhar para a tripolaridade como a razãodos seus insucessos", referiu.
(In BRUNO SARMENTO MELOcorreio@expressodasnove.pt Expresso das Nove)